Срыв сроков исполнения заказов и пути устранения проблемы
 

Практически на каждом мебельном предприятии, изготавливающем мебель по индивидуальным проектам, существует проблема просроченных заказов. Не важно - руководитель ли Вы мебельного предприятия, менеджер в салоне или сборщик в цехе - данная проблема тем или иным образом касается каждого. Это недополученная прибыль и испорченная репутация предприятия, потраченные нервы на разбирательства с заказчиком и хождение по судам, внеплановая сверхурочная работа цеха с целью наверстать график и т.д.

Если Вас данная проблема хоть как-то коснулась - приглашаем Вас высказаться по данному вопросу на нашем форуме. Давайте искать решение вместе.

Предлагаю всем мебельщикам, перед кем на самом деле стоит проблема срыва сроков заказов, сформулировать и написать список, почему это происходит на их предприятии.

Тема интересная. Есть такое понятие - Синхронизация технологического процесса. Читал лекции в свое время. в принцыпе не сложно. Сам техпроцесс. Ну и фурнитура комлектующие. Можно на примере одного изделия.:)

Проблема существует. И как правило выясняется, что сдать в срок не можем, уже в день отгрузки. Как раз сейчас озадачились решением данного вопроса. Необходимо наладить систему отслеживания состояния выполнения заказа. И вести контроль как из салона так и на производстве.

Естественно, такая проблема есть, кто скажет, что ни разу не срывал сроки заказа? Но, слава Богу, давно по такой причине у меня проблем не было. Стараюсь перестраховаться сроками в договоре. Но самое главное, при любом сбое, вовремя согласовать изменение сроков с клиентом. Не в последний момент, а сразу, в первые десять минут, после того, как становится ясно, что срок будит сорван. У меня, как правило, сроки срываются из-за поставок материалов и фурнитуры. Опять же, как правило, это те материалы, которые доставляются под заказ, и клиента я предупреждаю сразу, за сроки материалов под заказ, ответственности нести не могу. И говорю клиенту: «хотите, давайте я буду оформлять заказ в Вашем присутствии, и фирма, выполняющая данную поставку, пусть сама Вам сроки назовёт».

Самый эффективный способ это сведение ассортимента к минимуму:D. Практически через заказ делаем что-то новое, и по части используемой фурнитуры и по материалам, как следствие помимо того что появляются новые, не проверенные работой, поставщики само их количество неуклонно растет в принципе, и кто ни будь да подведет обязательно. Для себя сделал давно вывод, ни черта с этим не сделаешь, выход только один нормально контактировать с заказчиками и при необходимости самим, не дожидаясь скандалов, предлагать либо скидки либо бонусы (да же изготовленная в подарок какая ни будь дополнительная полочка поможет избежать конфликтной ситуации*THUMBS UP*).

заинтриговало, так может поделитесь

Проблема просроченных заказов по большому счету состоит из 3-х компонентов:
1. Про заказ забыли
2. Заказ завис на производстве
3. Заказ не обеспечен сырьем и материалами

Теперь подробнее о каждом из вариантов
================================
1. Своевременная регистрация заказа, его спецификации, а так же плинируемых сроков изготовления заказа не гарантирует запуск заказа в производство по причинам отсутствия оплаты, наличия сырья или каких-либо других причин. То есть заказ может быть принят, но не запущен в производство. Если салонов и менеджеров много - заказ может просто потеряться при передаче бумажки на производство.

2. Заказ может зависнуть на производстве по причине внеочередного исполнения какого-либо заказа, а так же в результате дефицита мощностей производства, что частично может быть компенсировано выводом дополнительных смен работников. Но при отсутствии информационной системы - контроль загрузки производства по датам может являться трудоъемким процессом, а так же иметь узкие места на различных участках.
При этом производство, потеряв или отодвинув заказ, о нем может и не вспомнить, а менеджер как правило обладает информацией на уровне "заказ в производстве" и не знает что с ним реально происходит.

3. Несвоевременный запуск заказа в производство, а так же отсутствие информации о текущих остатках сырья, его минимальных потребностях и календарного плана потребления сырья под реальные заказы нередко приводят к несвоевременному заказу сырья у поставщиков, что может остановить производство некоторых заказов.
При широком ассортименте используемых комплектующих и фурнитуры - само по себе формирование заказов поставщикам с учтом сроков становится сложной задачей, а поддержание складских запасов по многим позициям является невозможным, а так же ведет к "замораживанию денег" в складских запасах. В итоге, требуется оценивать как минимум такие параметры как:
текущие потребности в ТМЦ
минимальные остатки
текущие остатки ТМЦ (включая резервы)
планируемых поступления
денежные резервы для оплаты товаров


Безусловно, первые 2 пункта имеют смысл только при определенной загруженности производства и менеджеров, 3-я проблема может возникать и на совсем небольших предприятиях.

Увеличенный срок в договоре не добавляет конкурентного преимущества, а вот срок пересогласовать заранее - это важно, но при существенном объеме производства - требуется некий инструмент, для отслеживания потенциально проблемных ситуаций.

я делаю так: изготовление стандартной мебели 14 рабочих дней,если какие то фишки тама-срок автоматом на эту деталь увеличиваетсья до 1 месяца,это все оговариваетсья в договоре,который состоит из 6 страниц(спасибо форуму,гдето скачал,только непомню в какой ветке,и под себя подогнал),а нет детали,нет и изделия в целом,кстати я всегда обещаю сделать раньше чем за 14 дней,и тьфу тьфу тьфу,в 90% слово держу.Ну а насчет возможных причин:
1.Поставщики(любят иногда затянуть)
2.Перегруженность(очень и очень редко,стараюсь не доводить,и распределять)
3.Индивидуальные факторы.
Решения: Ну здесь смотря по ситуации: С поставщиками,если ты не гигант или даже не самый крутой в своем гаражном кругу спорить бестолку.
С клиентом: Заносить все в договор,т.е. без "этих ушек висеть-стоять-лежать небудет никак,а потому ждем,когда растаможку сделают,или там еще чтото,по желанию.Ну и не брать на себя непосильные сроки.Ну помоему все.Хотя лучше всего этого не допускать(в светлой мечте)))А если произошло-стараться компенсировать чекм то дополнительнымюкроме слова "извините,так вышло"и главное не оправдываться.Как говорят америкосы-довольный клиент приведет вам 7 друзей,а недовольный расскажет о вас плохо 11 посторонним людям.

Добрый день.
В данной теме затронуты два отдельных вопроса:неисполнение заказа в срок внутри организации и меры по предотвращению конфликта с заказчиком.
Это могут быть две параллельные темы .
По первому вопросу: решением может быть создание программы , отслеживающей статусы заказа , время на переход заказа от одного отдела к другому и систему оповещения о скором окончании срока передачи заказа в другой отдел .
Данный продукт должен быть доступен для всех служб, вовлечённых в процесс отслеживания выполнения заказа.
Мы сделали шаг в этом направлении, создав программу для присвоения статуса заказу: новый, принят, передан в производство,готов, отгружен и закрыт (по расчётам).
Эта схема позволяет проследить , где находится заказ в данный момент.
Если новый или принят - это офис , если готов- то это склад готовой продукции и т.д.
Можно функции программы сделать более детальными : например , нормативное состояние заказа в том или ином статусе , ответственное лицо на каждом этапе и т.д.
Такой тип работы есть в он-лайне у DHL .
Легко и удобно отследить местоположение вашей отправки и график её будущего движения.
С помощью такого инструмента можно приступать к анализу конкретной ситуации.
Автоматизируя процесс , мы можем дать отдохнуть нашей интуиции.

Очень важная тема!!!! Вот как раз мне предстоит завтра звонить заку и говорить об увеличении срока заказа((((. Делаем шкаф со вставкой триплекса. На момент заключения договора выбранный материал был, а сейчас нет и непонятно когда будет(((. Менеджеры фирмы морозятся, ниче не обещают. А заменить его врядли удастся, так как под триплекс уже сделан фьюзинг такого же цвета...Так что буду выгр***** от заказчика...

И не по теме: никто не знает по какой причине обнулились репки и исчезли все благодарности (сорри за оффтоп)???

Сорванные сроки.
 

1. Необходимо выполнить анализ причин срыва сроков исполнения заказа.
2. При заключении договора на заказ связываться с цехом изготовителем и иметь обратную информацию о сроке исполнения заказа и срок с максимальным ускорением (доп. зарплата за ускорение изготовления заказа и т.д).
3. При подписании договора указывать какую ответственность вы несете в случае срыва срока поставки и какие издержки вы оплачиваете.
4. Работайте с НЗП (остатками) в каких объемах они нужны.
5.Своевременно предупреждайте заказчика о срыве сроков.

иной раз сроки исполнения заказа происходят из-за неправильных действий дизайнеров, она придумала и согласовала с клиентом, ну а дальше передать забыла...? итог имеем неутвержденный заказ или что еще хуже сделанный, но не совсем то...! или из-за несогласованности салона - производства и нас подрядчиков заказ есть, а задача уже 10 раз поменяна, кто-то забыл кому-то сказать...
или из недавнего - в заказе одно и главное сроки, по ходу - выясняется - масса нюансов которые усложняют работу минимум в 2 раза....

Это как? Вы заключаете договор с клиентом, узнаете наличие нужных материалов у поставщика, резервируете их под ваш заказ, а потом что? их нет? Не понял.

Не совсем. Мне нужно было 200х2300. Так вот о том какой есть размер ихние менеджеры сказать не могут, потому что нужно посылать на склад какого -то васю, чтоб он посмотрел, а это возможно сделать только приехав к ним в офис, а не по телефону. Так вот мне сказали, что есть кусок в остатках, поставили в резерв. Поехал технолог заказывать (это самая последняя стадия производства, так что поехал позавчера), а он 500х600 (один единственный). Толку от него никакого, резать его они не хотят. Та что вот такая фигня случилась....

Если вы не предпримите действия для изменения ситуации, то в будущем вам обеспечен подобный геморрой. Объясните поставщику, что вам необходимо знать остатки с нужными характеристиками товара, что бы правильно сделать резерв, в противном случае вам придется сменить поставщика. Если ничего не менять то всё останется как есть.

Я сейчас ломаю голову над подобной задачей, но стою по другую сторону. Я поставщик мебели оптом, у меня покупают мебель магазины по области, что бы продать её местным жителям. Я и мои покупатели (магазины) мы все звенья одной цепочки. Приходит покупатель в магазин, а продавец должен показать все что он может предложить, рассказать о сроках поставках. Для этого у него должна быть под рукой актуальная информация о моих складских остатках и состоянии резервов и заказов.

Понимаю что решается это предоставлением удаленного доступа к моей базе данных, думаю над технической реализацией.

Тема правильная и во многом актуальная...
Работаю исключительно в натуральном дереве и в этом плане у меня несколько проще чем у "ламинатчиков", а именно :
1. Сроки начинаются от ОДНОГО календарного месяца
2.При соответствующем качестве исполнения, вопрос о сроках выглядит, во многих случаях, не совсем корректно( в глазах клиента):-[
И всё таки вопросы иногда возникают....
Так как на нашем предриятии всё завязяно в одну цепочку (приём заказа-изготовление)то ,традиционные срывы, происходят чаще всего по вине поставщиков фурнитуры и комплектующих.
А какие способы борьбы- спросите ВЫ?
У нас решено просто: не хочешь зарабатывать ТЫ- заработает твой Конкурент...!
Очень часто это срабатывает.
Для примера могу привести следующую ситуацию:
В канун Нового гда были нарушены сроки поставки комплектующих фирмы "HETTICH" о чём мы были предупреждены за 8 дней до сдачи заказа клиенту. Никаких вразумительных объяснений не было и в помине а фраза "так получилось" звучала как мантра.
Правда выручили их Конкуренты- фирма "BLUM". После одного звонка была выполнена поставка с лецинзионного склада в Европе в течение 5 дней и по цене ниже на 15%....
*PARDON*
Правда, может это исключение, но порадовало и выручило неплохо...:P

Согласен, но лучше, несколько завысить срок, чем его сорвать. По крайней мере, от несколько завышенных сроков, ущерб для репутации гораздо меньше. Опять же, поскольку делаю мебель, исключительно по индивидуальным проектам, имею возможность и срок, определять индивидуально. Кстати, тенденция последнего времени, вопрос от клиентов - а, на сколько вы сейчас загружены? Не маловажный и положительный фактор сроков. Если клиент знает, что срок несколько увеличен, из-за того, что он просто в очереди стоит, он (клиент) не так нервничает. Как если бы Вы приняли заказ, но в связи с большёй загрузкой его сорвали, не предупредив о своей загрузке.

У нас решено просто: не хочешь зарабатывать ТЫ- заработает твой Конкурент...!


Эх...найти бы их еще этих конкурентов((( Вроде и город большой, а материала нужного нет ни у кого.

Лучше не завышать срок, а разбирать каждый срыв и выяснять для себя что менять нужно, что бы в дальнейшем физически исключить возможность подобного срыва.
В противном случаю вы идете на поводу у "обстоятельств" и не влияете на ситуацию.

Представьте что каждое "звено" в цепочке, вместо оптимизации потоков(информационных и материальных) просто тупо завышает сроки. Покупатель не платит за разгильдяйство и не желание работать всей цепочки, он платит за конечный продукт.

Самая основная проблема это нежелание(неумение) этих "звеньев" работать над качеством так называемого "внутреннего продукта". Пример выше: "внутренний продукт"(триплекс) - это составляющий материал "внешнего продукта"(шкафа).
А если бы каждая "цепочка" день и ночь работала над повышением качества своего продукта?
Настал бы коммунизм!(шутка)
В слово качество я вкладываю более широкое понятие, это не столько физические характеристики, сколько высокая оценка качества покупки каждого следующего звена у предыдущего.
Вот только представьте, сидит технолог-дизайнер(девачка) составляет проект клиенту, одновременно под рукой доступ в режиме реального времени к остаткам регионального поставщика со всеми характеристиками, подобрала нужные материалы, нажала кнопочку, материал зарезервировался. Подписала договор с клиентом, нажала другую кнопочку и спецификация и все чертежи на рабочем столе у технолога в другом конце города на производстве(как это часто бывает). Технолог проверил правильность документации и подтвердил резерв материалов фирме-поставщику своей кнопочкой.
Через час, полтора комплектовщики на складе поставщика материалов обрабатывают и готовят заказ к отгрузке, на утро машина загружена материалами и проезжает по привычному маршруту. На следующий день вы уже пилите заказ, через 3-5 дней шкаф у клиента. :)
Вот что бы так было каждая цепочка должна непрерывно повышать качество своего продукта.
А это возможно только если каждый будет смотреть на происходящие в разрезе долгосрочной перспективы, пусть даже в ущерб краткосрочной материальной выгоде.

А как быть, если заказов привалило очень много? и угадать что когда будет сделано сложно?

Отдайте по согласованой цене конкуренту... Но приёмщиком должны быть Вы. И установщиком.

срыв сроков исполнения заказов и пути устранения проблемы
 

всё просто:перед подписанием договора с заказчиком, нужно прозвонить все конторы,от которых зависит изготовление мебели на каждый конкретный заказ и убедиться в наличии материалов (лдсп, шпон, мдф, массив и т.д.),фурнитуры,стекла,пластика,мебельных щитов и т.д.,короче всё до винтика!поставить на резерв(обычно втечение 3-х дней)-этого хватит,чтобы взяв предоплату при подписании договора,всё это купить-и вперёд.Нежелательно оплачивать материал или фурнитуру,которые "пока отсутствуют",но "должен быть завтра,через неделю-две",могут обмануть и он не появится и через год.Так,что лучше использовать то,что имеется в наличии...

Совершенно согласен с точкой зрения.
Более того: часто решения по срокам исполнения принимаются специалистами , от которых производственный процесс никак не зависит и они повлиять на него не могут.

Иногда причины бывают просто анекдотическими. Один раз вечерняя доставка была сорвана из-за того, что у водителя газели случилось расстройство кишечника и он уехал домой. А мы в салоне узнали о срыве заказа только на следующий день после обеда, когда в салон позвонил разъяренный клиент, который весь вечер просидел в ожидании.

Важно, чтобы актуальная информация о состоянии заказа и возможных проблемах была в салоне и своевременно, потому как именно менеджеры салона непосредственно общаются с заказчиками и участвуют в урегулировании проблемных ситуаций.

Отдать конкуренту заказ- это ведь тоже работа.
На это нужно время , которого вам не хватает.
А заморочки , если конкурент сольётся по срокам?
Или по качеству?

думаю стоит оговорить с клиентом срок который включает в себя и так называемый форс мажор. и всё будет по плану. да и в случай своевременного изготовление и клиент будет доволен получить изделие раньше оговоренного срока.

Анализу можно подвергнуть любые объективные составляющие, производственной цепочки. А что делать с моментами субъективными? Вы же предлагаете в срок изготовления включать только объективные и напрочь исключаете субъективные. А это не верно - болезни, проверки разных инспекций, постановления наших правительств ..., никто не отменял, а проанализировать это не возможно.*PARDON*

В действительности, нужна система приёма заказа с функциями контроля состояний. Отследить "статусы" заказа в офисе не сложно, а вот ПРОИЗВОДСТВО, в условия отсутствия оттуда оперативной информации, - это чёрная дыра! План, сменные задания..... как ни крути, всё надо. Хочется только, чтобы не в замороченном виде и надёжно. Если кто автоматизировал подручными средствами этот процесс, было бы интересно взглянуть. Я что-то попытался сделать, но ещё продолжаю (уже три года)!!!

Я за то что бы сроки изготовления продукта постоянно уменьшать, добиваться при этом высокого качества. А вы считаете приоритетным сделать для себя некий временной запас.
Любой запас, временной, материальный - это "болото" в котором легко скрываются все недостатки системы. Как только вы начнете избавляется от "запасов" начнут оголятся все "слабые места" которые требуют серьезных изменений.
Изменения невозможны при подобных запасах.

Мы работали по схеме - шкаф-купе за три дня изготовить , на четвёртый установить.
Это постоянный стресс на грани срыва.
Любая накладка- всё перекосило.
Люди не обязательно обрабатывают информацию на местах, также быстро , как и управленцы.
Это и не их задача.
Учитывая, что исполнения индивидуальных заказов требует разносторонней подготовки, нужно давать времени достаточно , без всяких притыков и ненужных ускорений .
Мы сейчас изготовляем шкафы за две недели не менее.
При условии , что работы стало больше, мы практически не попадаем в затяжной стресс.
Мы получаем здоровую обстановку в цехе.
Я, как руководитель, предупредил, что буду пресекать всякую возможную стрессовую ситуацию, для того , чтобы не перегружать морально подчинённых.
В результате такого подхода , у меня есть гораздо больше времени на конструктивные диалоги с работниками , чем ранее.
Да и они перестали дёргаться по любому поводу.
Такие дела.

Вот так выглядит ТО, где я отслеживаю заказы ( два нижних окошка). Собственно здесь же и оформляется заказ и осуществляется доступ к любому из них (спецификации, эскизы и прочее)............ вот досада..не умею вставлять картинки. Увы. Научил бы кто?:(:(

На счёт приоритета "временного запаса", Вы ошибаетесь, ибо это попросту - не выгодно финансово. Я то же за уменьшения сроков изготовления, при постоянном увеличении качества. И точно так же, стремлюсь выявлять и упразднять тонкие места внутри производства. Но речь не о внутренних, а о внешних факторах, на которые мы влияния оказать не можем. Элементарно, в эту пятницу, цех остался на два часа без электричества (авария на подстанции). По договору монтаж кухни должен быть лишь завтра, но мы были готовы монтировать, в эту самую злополучную пятницу, если бы не пропавшее электричество. Отмонтажились сегодня, на день раньше договора, но на два дня позже, чем могли. То есть сроки были определены максимально оптимальные, с учётом форс-мажора. Ведь увеличение срока в договоре, это не повод зарабатывать меньше, а лишь страховка от потери времени, в ненужных ссорах с клиентами.

А управленцы не "люди" что ли? :) (шучу)
Если не вовлечь в процесс непрерывного совершенствования весь коллектив, результата не будет. Будете вы биться о скалы непонимания, а коллектив пребывать в вечном стрессе а вас считать самодуром.
Для начала нужно "продать" идею всему коллективу. Когда он её "купит", то есть примет вашу идею и встанет под общие с вами знамена, тогда есть шанс добиться выдающихся результатов. Каждый на своем месте(участке) будет вносить предложения по изменениям к улучшению.
Каждый сотрудник будет гордится работой в фирме, и работая сплоченной командой выводить свою компанию на все более высокий уровень!
:)

Есть много причин срыва сроков. У нас частная фирма и в основном всё зависит от директора. Если он в отпуске всё идёт как по маслу. Вовремя закупки, зарплата, всегда есть деньги в кассе. Как только он появляется, ни денег, ни зарплаты. Вот так и живём.

Согласен с вами .
Я об этом и говорю, что нужно дать время работнику на то , чтобы он успел встать под ваши знамёна, ему нужно время на принятие этого решения, причём каждый раз.
Вот об этом запасе в период производства мы и говорим.
Работник любого уровня должен иметь время на спокойную ( без взрывов) работу.
Тогда он сможет и встать под знамя, и поцеловать его при случае.

Я не спорю, никакой спешки не должно быть, производство должно равномерно загружено.

Во главе люди должны стоять.

Так вот мы и пришли к началу.
Чтобы равномерно загружать производство должна быть структура , которая это процесс отслеживает и поддерживает.
Эта структура - это люди или программный продукт?
Мы идём по пути программирования.

Я, когда-то, в давние Брежневские времена, тоже активно участвовал в движении "рационализаторов", и шёл со Страной и Партией - под единым, Красным знаменем к победе Коммунизма! Ну и что это мне дало?
Нынче на дворе капитализм. И рабочий - хочет эффективно работать и зарабатывать "согласно - вложенного труда", на Вашем предприятии. Не на своём, а именно на Вашем. И ничего плохого в этом нет, я имею ввиду то, что каждый на своём месте, занимается своим делом. Рабочий работает, согласно квалификации и созданных для него условий труда. А хозяин, думает, как эти условия сделать лучшими. Для более эффективного функционирования его производства. А как только к процессу совершенствования начинают напрямую подключаться рабочие, так сразу и появляются предпосылки для срыва сроков заказа. Ибо вместо того, что б работу - работать, они (рабочие) начинают затылки чесать, как её работать.

Это оптимистичный взгляд на вещи.:)